Учебно-методический центр

по аттестации научно-педагогических работников ВУЗов



Главная | Философия | Обществоведение | Книги | Учебники | Методики | История | Религия | Цели и задачи

Пророки в своем Отечестве

Игорь АНДРЕЕВ — главный научный сотрудник Института человека РАН, профессор, доктор философских наук

Мир с надеждой и тревогой вступает в эру информатики. Будучи творением человека, компьютерные технологии открывают путь к освобождению его от отупляющей монотонной «канцелярщины». Понимание этих процессов необходимо парламентариям и законодателям всех уровней, руководителям предприятий, учреждений, организаций, партий, фондов, холдингов, министерств и ведомств. Тем более, что перспективный вариант оптимальной организации управления как предпосылки устойчивого развития задуман, рожден и реализуется в России.

Документ меняет «кожу»

Наше отставание в сфере информационно-компьютерных технологий закладывалось в период, когда кибернетика была объявлена наукой мракобесов, как генетика -продажной девкой империализма. И тем не менее в начале 80-х годов в общем отделе ЦК КПСС группой под руководством кандидата технических наук Владимира Баласаняна была разработана электронная система документооборота Политбюро и Секретариата ЦК, которая использовалась в Аппарате Президента СССР и в Администрации Президента РФ. На этой базе в 1994 году родилась компания «Электронные офисные системы» (ЭОС), ставшая лидером на рынке отечественных систем автоматизации делопроизводства.

Слово «документ» обычно вызывает безрадостную ассоциацию с анкетными «не служил», «не состоял». «не привлекался», с неприятными воспоминаниями о хождении по учреждениям, с изнурительными очередями, недоброжелательностью измотанных множеством посетителей служащих, с тоской по бездарно потерянному времени, с чиновничьим высокомерием и произволом, поиском бумаг, виз, распоряжений. добыванием дубликатов и иными превратностями канцелярского «футбола» и бюрократического столоверчения. С позиций новой науки — биополитики отношения «клиент — чиновник» вскрыли на подкорковом уровне попранное чувство равенства эпохи первобытного строя. и подточенное конституционной демократией «право произвола» — хоть самую крохотную власть имущего над массой простых (и вместе с тем таких сложных и разных) людей. Для простого человека документ -нечто обезличенное, пришедшее «свыше», от него независящее, но тем не менее молча предъявляющее ему свои жесткие императивы поведения и конкретные требования.

Вместе с тем, документ представляет собой информацию, заключенную в типизированный или формализованный жанровый формат, содержащий обязательные реквизиты и правила расположения текста. Он может нести в себе не только сведения о сложившейся ситуации и происшедших событиях (учетная сфера и аудит), но о развертывающихся процессах (мониторинг и консалтинг), а также о предвидении того, что только планируется и ожидается (проектная документация и экспертиза). Так осуществляется адресная передача информации, полномочий, прав и обязанностей, гарантий и инструкций, распоряжений и отчетов, писем и ответов на них. И хотя эта сфера считается рутинной, нудной канцелярщиной (ее персонифицирует, в просторечии, канцелярская крыса), без нее невозможна координация деятельности и управление ею, принятие полномочными лицами оптимальных решении и неустанный контроль за их исполнением, своевременное отслеживание социальных процессов и состояний.

Информатизация вызывает резкое возрастание количества документов и интенсивности их оборота. Человеческий мозг и ручной труд не в состоянии угнаться за их темпами. Это все равно, что пытаться набрать в графин воды из Ниагарского водопада. Компьютер и Интернет становятся незаменимыми помощниками и служащего. и интеллектуала. Процесс обработки документа и он сам все более явно обретают черты виртуальности. Электронный образ невозможно потрогать, на нем нельзя поставить печать (даже гербовую) и привычно передать из рук в руки.

Ошибка сэра Киплинга

Стиль «жизни» документа зависит от сложившихся форм общения и менталитета. На заре глобализации новое звучание обрела крылатая фраза нобелевского лауреата Киплинга «Запад есть Запад, Восток есть Восток, и им не сойтись никогда». Раньше она означала, что Британии в принципе не удастся преодолеть психологические Гималаи азиатского сознания и заставить Индию и Афганистан принять образ жизни слуг империи. Теперь прежняя антитеза беременна синтезом того, что она веками противопоставляла друг другу.

Парадигмой деловой жизни Запада выступает опирающееся на протестантскую этику Кальвина «договорное сознание», распределение прав и обязанностей между сторонами на принципах взаимного согласия, выгоды и наименьшего ущерба (риска). В туристическом проспекте о «протестантском Риме» — Женеве говорится: «Город и его обитатели обращены в себя, каждый боится, что ему наступят на ноги». Микроклимат такого рода обусловливает преобладание договора над непосредственным общением, а «горизонтального» документооборота над социальными «вертикальными» функциями. Западный индивидуализм пронизывает и документальные формы бытия. Выстраивать официальные отношения и решать спорные проблемы между суверенными индивидами должны не родственники и окружение, а чиновник и адвокат. Недаром Вебер провозгласил коррумпированную бюрократию становым хребтом развитого общества, а американская поговорка гласит, что юрист с кейсом может ограбить гораздо успешнее, нежели банда гангстеров с базуками.

Иное дело — Россия. Государство — континент с множеством трудно доступных регионов, расположенное к тому же в зонах нелегких погодных условий и рискованного сельского хозяйства, издавна опиралось на жесткую «вертикаль» создания и движения документов преимущественно «сверху вниз», а также на традиции «общинно-соборного сознания» (просьбы, челобитные, заявления, нередко коллективные). Правила делопроизводства имели декларативный, а не технологический характер. Человек не относился к государству как «договорному» партнеру и посреднику в отношениях с внешней средой, а оставался частью его самого. Референтная группа родственников, друзей, коллег и соседей выступала главным регулятором поведения, ибо «до Бога высоко, до царя далеко», а чиновничья братия трухлява, продажна и воровата. Эта черта национальной психологии оказалась очень живучей. В 2001 год у россияне направили 2 млн жалоб лично В. Путину и только 40 тыс. — в суды. На одного истца — 50 обращений к гаранту Конституции! Другое дело. что нередко документы с резолюциями Президента РФ и премьер-министра тонут в трясине чиновничьих хитросплетений.

Мы вслед за предками используем в качестве самоназвания не существительное, как в других языках, а прилагательное, подчеркивая словом «русский» на уровне обыденной лингвистики принадлежность к географически «растянутому» этносу, его традициям и культуре. Исторически сложившийся директивно регулируемый бюрократический канцелярит как искусственно ограниченное подмножество языка позволял в многонациональной и многоязычной стране транслировать информацию в сжатой, максимально понятной и исключающей разночтения форме. Им должен был виртуозно владеть писарь. Если же он в спешке соединил две последние буквы слова «подпоручики» со следующей за ним частицей же, то, в силу неумолимой канцелярско-приказной дисциплины, виртуальный поручик Киже был выпорот, отправлен в ссылку, затем прощен императором, женился, стал отцом и даже генералом, а затем, будучи вызван на аудиенцию к императору, формально умер и был с почестями похоронен, о чем опять-таки была сделана документальная запись. Эта грустная повесть — свидетельство несокрушимого превосходства документально оформленной виртуальности над реальностью жизни.

Континентальные размеры российского государства, даже с учетом потери Аляски и неудавшейся попытки Миклухо-Маклая присоединить к нему Папуа-Новую Гвинею, требовали сочетания сильной власти сверху и соборности как принципа общения в «нижних» этажах социума. Лихоимство стряпчих достигло невиданного размаха, когда западные ветры индивидуализма подули в паруса жестокой централизации, привнесенной золотоордынским деспотизмом. Европейская модель «общественного договора» стала карикатурой на него. Чиновники произвольно заменяли законы единолично-указным «правом», что, кстати, навязывали первому президенту России американские советники. Характерно, что в инструкции своим сотрудникам консалтинговая фирма «Артур Андерсен» выделяет как важный психологический фактор успешной деятельности наличие «письма из Москвы».

Российская технология, будучи евразийским сплавом грандиозных восточных чиновничьих вертикалей с немецким педантизмом, акцентирована на максимальную централизацию создания и жесткий контроль за движением документа в соответствии с заранее заданным регламентом работы над ним. Только в России исторически сложилась дифференциация получателя документа на пользователя (секретаря, референта, консультанта, советника) и исполнителя, принимающего по нему (с использованием интеллектуального персонала) официальное решение. Этот подход оказался созвучным эпохе глобальной информатизации. История как бы догнала в чем-то опередившую ее Россию. Задача заключается во внедрении компьютерных технологий и автоматизации исторически сложившейся системы документооборота, учитывающей национальные особенности российского менталитета и достижения мировой науки.

Потому прямой неадаптированный перенос индивидуальных для каждой фирмы западных деловых технологий индустриальной эпохи не годится нам. Даже ориентированный на зады западного капитализма бизнес не может их ассимилировать. так как тотальная децентрализация документообмена устарела в глобальном масштабе. Растет объем и значимость проблем, общих для всего человечества, а контролировать защищенность информации от политических соперников и экономических конкурентов сегодня можно иным путем.

Разработанная специалистами ЭОСа система документооборота ДЕЛО позволяет дозировать допуск к информации и персонифицировать с помощью паролей и криптографических шифров, включая электронную подпись, круг лиц. имеющих право использования информационного поля организации.

Электронный курьер и виртуальный кабинет

Не так давно молодежь бодро пела: «Мы покоряем пространство и время, мы — молодые хозяева Земли». Тогда это казалось романтической гиперболой. Теперь ситуация меняется. Вместо тоскующего ямщика на облучке, молодцеватого фельдъегеря с кейсом в бронированном автомобиле и бдительных дипкурьеров в салоне-люкс авиалайнера на авансцену делового общения уверенно выходят планетарный Интернет и корпоративный Интранет. Несколько нажатий на клавиши, и сообщение мгновенно доставляется на файл адресата, каким бы далеким он ни был. Чем не машина времени и телепортация информации по заданному адресу?! Происходит технологическая аннигиляция делового пространства и мощное «сжатие» времени передачи сообщения адресату, формирование специфической инфосферы как ключевого фрактала будущей ноосферы. Не случайно герой нашего компьютерного времени Билл Гейтс назвал недавнюю книгу «Бизнес со скоростью мысли».

Вместо привычного офиса с изысканным интерьером и секретаршами, напоминающими стюардесс трансатлантического лайнера, будут преобладать «разбросанные» по квартирам сотрудники, которых объединят «виртуальные кабинеты» и серверы. В США насчитывается 20 млн «телеработников». В странах Евросоюза 5 млн «интеллектуалов в домашних тапочках». В продвинутых структурах даже общение внутри офиса происходит через компьютер. Начальник, практикующий «сотрудничество через стенку», исходит из того. что коллега в это время может обдумывать новую идею и нетактично прерывать трепетный в своей виртуальности творческий процесс техническими мелочами. Их можно решить потом. Возможно, так рождается новый жанр джентльменства — электронная вежливость.

Появление E-mail заполнило рукописную и машинописную нишу в системе управления и резко изменило ее облик. Взять хотя бы «веер» инстанций рассылки приказа руководства, типовой инструкции или рекламной продукции в многолюдной территориально-распределенной от Калининграда до Чукотки ведомственной или предпринимательской структуре. Отпадает знакомая по докомпьютерной жизни масса копий на ротапринте, раскладывание их по заранее заготовленным конвертам, которые предстояло заклеить, снабдить адресами, а затем передать в почтовое отделение и терпеливо ждать их доставки адресатам. Интегральная система управления документами и отражаемыми ими процессами деятельности людей, помимо функций канцеляриста, делает многое, что раньше не представлялось возможным. Например, связки между документами, поиск их по ключевым словам и другим признакам, групповая работа над ними. фиксация поступления в один адрес противоречащих команд-указаний, что позволяло чиновнику отстраниться от решения затронутого вопроса или решать его по «своему усмотрению».

В «виртуальном кабинете» реализуется идея «единого окна» как места приема и регистрации документов, независимо от количества рассматривающих их инстанций. При этом исключается потеря документов (каждого шестого!) и проблема их аврального поиска, на который уходит треть рабочего дня. Время обработки документов сокращается на 75%, производительность канцелярского труда повышается на 50%. Это открывает путь к общей электронной «записной книжке» служб протокола и персонала. Данная тенденция легла в основу создания первой российской Гильдии управляющих документацией.

Ввод информации — не аналог машинописи, а управление документами включает в себя нечто большее. нежели их сортировку и хранение. Профессия секретаря постепенно исчезает, его заменяет образованный дипломированный референт. Как и всякое новшество, переход в инфосферу будущего наталкивается на психологические, организационные и даже лексические проблемы несоответствия понятийного аппарата российской и западных систем управления, которые нельзя обойти усовершенствованием перевода. Деньги, и немалые, с лихвой окупаются в ближайшие год-два, не считая прибыли благодаря более быстрому заключению контрактов и опережению конкурентов. возможности сокращения штатов, экономии бумаги и расходных материалов, снижению командировочных и транспортных издержек. Но эти деньги мало иметь. Надо понимать, что перспективность их вложения в систему управления гораздо выше покупки шестисотого «мерседеса». С другой стороны, «низы» должны вносить коррективы в привычные психологические стереотипы, а это не всегда комфортно, по американским данным, примерно для 5-8% персонала. Первое, с чем пришлось столкнуться, был синдром компьютерной клавиатуры. У пожилой машинистки резко снизилась выработка, что серьезно угрожало размеру предстоящей пенсии. Пришлось переставлять и перепрограммировать клавиши. Позднее операторам ЭВМ стала мешать «невесть откуда» взявшаяся «мышка». При наборе больших массивов информации она отвлекала правую руку. Выход был найден в перенесении ее функций на клавиши регистра.

Как не утонуть в бумажном омуте

Папирус эпохи фараонов, рисовая бумага древних китайцев, русская береста и пергамент из телячьей кожи эпохи Возрождения, нынешняя бумага из целлюлозы — все они несли нужную людям информацию на материалах природного происхождения. Радио, телефон. телевидение как проводники информации используют энергию. Виртуальный образ нынешнего документа не находится ни на клавиатуре, ни внутри компьютера. Он -продукт взаимодействия чипов и серверов, запрограммированного человеком. Здесь материя (железо и кремний) и энергия (питание аппарата) одухотворяются интеллектом и служат информационным подспорьем человеческому сознанию

Сейчас много говорят о неуничтожимой «электронной бумаге» будущего, роль которой пока выполняют файлы, дискеты, лазерные диски как компактные носители деловой информации. Бытовые достоинства нынешней бумаги несомненны.Удобство пользования ею не имеет аналогов. Недаром неотъемлемой частью электронного контракта является его бумажное оформление. Бумагу легче хранить, идентифицировать, труднее произвольно изменить юридически верно оформленный текст и даже оперативно и бесследно избавиться от него. Когда в США выявились финансовые аферы, на экране ТВ показали обрезки бухгалтерских документов, внезапно оказавшихся «лишними». Но согласитесь: потрепанные журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции, карточки движения документов и тому подобные звенья их «жизни» устарели не только технологически, но и психологически.

Сетевые технологии, помимо оперативности поиска документов, втрое сокращают потребность в бумаге и расходных материалах, на 80% уменьшают нужду в архивных хранилищах. Отпадает необходимость многократного копирования материалов, а также распечатки их там. где с ними достаточно ознакомиться визуально на мониторе персонального компьютера. В Западной Европе делается 19-25 копий каждого документа. В России, учитывая протяженность территории, слабость компьютерной базы и привычку создания запасов «на всякий случай», эту цифру можно смело удвоить и даже утроить.

Кроме того, становится возможным заменить громоздкий и пыльный архив сериями компактных дискет и лазерных дисков, а знакомого по старым фильмам солидного архивариуса с неизменными нарукавниками — безусым оператором ЭВМ. Технологически это реально. Но психологию людей нельзя ломать через колено. Стрессы обойдутся намного дороже сэкономленной бумаги и аренды помещений для хранения документов. По американским оценкам, в базы данных за 25 лет их существования занесено всего 10-15% информационных ресурсов организаций. Основной их массив хранится в традиционном виде. Поэтому в США 85% документооборота остается бумажным, несмотря на то, что 75% административных функций и 73% почтовых операций осуществляется по Интернету. В докладе Генерального секретаря ООН Кофи Аннана признается, что, несмотря на экологическую угрозу сокращения площади лесов, производство и потребление бумаги к 2010-му году увеличится в мире на 50%.

Билл Гейтс привел данные об экономической эффективности пересмотра системы документирования в корпорации «Майкрософт». В области маркетинга вместо 114 бумажных документов используют 9 электронных. Ликвидация 350 тыс. письменных отчетов о продажах принесла экономию в 40 млн долл. в год.

Объем находящейся в оперативной базе документов у отдельных предприятий достигает 3 млн, но лишь 30 тыс. из них (1%) находятся в непосредственной обработке. Остальные ждут своего часа на файлах. Попробуйте представить себе объем их бумажного эквивалента!

Успехи наших разработчиков вызвали обнадеживающие сдвиги в сознании управленцев. По данным Министерства связи РФ, в 2001 году российский рынок информационных технологий увеличился на 18%. Эксперты полагают, что в ближайшие пять лет спрос на отечественные интеллектуальные системы будет расти на 23,7% ежегодно. Уже сейчас 95% банковского программного обеспечения занимают российские разработки.

Документация и бухгалтерская отчетность становятся интеллектуальной собственностью государственных и корпоративных организаций. Будучи частью их информационных ресурсов, они представляют коммерческую ценность. Ими необходимо грамотно управлять. Энергичное продвижение отечественной технологии документального управления ДЕЛО поможет защитить Россию от нависшей угрозы интеллектуальной агрессии.

Written by admin

Октябрь 7th, 2017 | 5:16 пп