Учебно-методический центр

по аттестации научно-педагогических работников ВУЗов

Главная | Философия | Обществоведение | Книги | Учебники | Методики | История | Религия | Цели и задачи

Культура письменной деловой речи государственного служащего

Анна ИВАНОВА — кандидат педагогических наук, доцент кафедры государственной службы и кадровой политики РАГС при Президенте РФ

Марина ПАНОВА — кандидат филологических наук, доцент кафедры государственной службы и кадровой политики РАГС при Президенте РФ

Общеизвестно, что государственный служащий большую часть своего времени занимается деловыми бумагами и служебными документами: изучает, составляет, пишет заново, редактирует. Причем эта сфера деятельности госслужащего не ограничивается только знанием основ делопроизводства. Можно хорошо знать нормативы оформления и составления документов, изо дня в день заниматься делопроизводством, но не владеть в достаточной степени навыками написания деловых бумаг и документов, не представлять отличий языка документа от других разновидностей современного русского языка, не знать языковых трудностей этого специфического языка, не уметь редактировать деловые бумаги — иными словами, не владеть культурой деловой письменной речи. А низкая культура написания деловых бумаг показывает не только недостаточный уровень компетентности конкретного государственного служащего, но и соответствующим образом влияет на репутацию того учреждения, которое он представляет.

В других развитых странах Запада и Востока вопрос оценки персонала и продвижения чиновника по служебной лестнице уже давно поставлен в зависимость от его умения готовить разного рода документы и материалы. В этих странах госслужащим периодически предлагают выполнять языковые тесты, писать диктанты или сочинения с целью проверки их знаний в области родного языка и умений грамотно излагать свои мысли на бумаге. У нас же до сих пор существует ряд заблуждений, касающихся этой сферы профессиональной деятельности госслужащего. Считается, что языку документов и умению писать документы можно не обучать, так как это не столь сложный вид деятельности. Если умеешь говорить и писать по-русски, так почему бы тебе не написать распоряжение, докладную записку или какой-либо другой документ. На самом же деле каждый человек, став госслужащим, вынужден ежедневно учиться самостоятельно, а это очень длительный и часто малоэффективный процесс. Надо сказать, что еще в X веке церковные люди , первыми начавшие писать деловые бумаги, отмечали, что «устная речь для черни, а письменная речь для благородных людей». Тем самым они хотели подчеркнуть сложность в овладении навыками письменной деловой речи. Именно поэтому в то далекое время создавались специальные школы для обучения дьяков и писцов, призванных составлять разного рода деловые бумаги.

Функциональные разновидности языка и профессиональная деятельность

С детства владея одним и тем же языком, мы, носители языка, говорим по-разному. От чего же зависит наша речь? В языке каждого человека проявляются особенности, обусловленные самыми разными факторами: возрастом и полом говорящего; социальным происхождением и положением; уровнем образования и местом проживания; профессией и видом деятельности. В ряду этих факторов ведущее место занимает сфера общения, в которой оказывается человек. Что уместно в одной ситуации общения, недопустимо в другой. Еще Цицерон писал: «В речи, так же как и в жизни, надо всегда иметь в виду то, что уместно». Наша речь меняется в зависимости от того, с кем, когда, по какому поводу, с какой целью и в какой ситуации мы говорим. Ведь мы по-разному будем писать письма, если одно письмо — другу, а другое, например, партнеру по бизнесу. Существенно различаются две статьи: статья, написанная в газету, и статья, представленная в научный журнал. Не найдем сходства и в двух записках: докладной записке руководителю или в записке знакомой девушке.

Разновидности современного русского литературного языка, связанные с функционированием языка в той или иной ситуации общения, называют функциональными разновидностями языка. В настоящее время принято выделять следующие основные функциональные разновидности языка: язык художественной литературы, устную разговорную речь и три функциональных стиля, которые по своей языковой организации имеют существенные отличия как от языка художественной литературы, так и от разговорной речи. Назовем эти функциональные стили: публицистический стиль, научный стиль и, наконец, официально-деловой стиль речи.

Известное высказывание французского естествоиспытателя Ж. Бюффона «Стиль — это человек» вполне относится и к речи каждого профессионала, использующего свой родной язык. Ученый пользуется в своей профессиональной деятельности языком науки, журналист на страницах газет активно использует язык средств массовой информации, писатель повседневно обращается к языку художественной литературы, а государственный служащий составляет деловые бумаги с помощью официально-делового языка. Речь идет о создании специалистом текста определенной функциональной направленности. Поэтому профессионал — госслужащий должен четко представлять себе основные черты официально-делового стиля речи.

Точность и языковой стандарт официально-делового стиля

Языковые традиции официально-делового стиля речи и языка документов как его разновидности сформировались много веков назад. Эти устоявшиеся традиции предъявляют определенные требования как к содержанию служебного документа, так и его речевому оформлению.

Составителю деловой бумаги и служебного документа следует всегда помнить, что понятность и максимальная точность — это основное требование к их оформлению и содержанию. Именно требование точности и понятности письменной деловой речи приводит к языковому единообразию и стандартности служебных документов. Языковая точность предполагает прежде всего однозначность понимания содержания, изложенного в тексте. Адекватность восприятия текста автором и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности.

«Слово принадлежит наполовину тому, кто говорит, и наполовину тому, кто слушает», — писал французский философ М.Монтень. Мы можем несколько видоизменить это высказывание применительно к нашей ситуации: слово принадлежит наполовину тому, кто пишет деловой текст, и наполовину тому, кто его получает, то есть получатель должен почерпнуть из содержания текста именно тот смысл, который был заложен составителем.

Какие же языковые средства способствуют наиболее точному и понятному изложению содержания? Деловая речь накопила огромное число проверенных многолетней практикой терминов, формул, оборотов речи. Использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет пишущему не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации.

В качестве примеров можно привести множество канцелярских штампов, известных всем. Например, мы хорошо знаем, что в официальном документе надо написать должностной оклад устанавливается а не дается; служебное письмо составляется или направляется, а не пишется или посылается; отчет заслушивается, a не выслушивается и многие другие.

Говорить о штампах можно по отношению к любому стилю речи. Штамп встречается даже в языке художественной литературы: белоствольная березка, извилистая тропинка, чистое поле, крутой берег, добрый молодец, шелковые кудри, суровая жизнь и др. В публицистике также стандартные события часто отображаются с помощью словесных клише, например: важные события, международная жизнь, дружеская встреча, официальный визит и др. В этих стилях речи языковые штампы часто являются антиподами выразительности.

Языковой штамп объективно существует и в устной речи. Это прежде всего формулы речевого этикета: приветствие, прощание, благодарность, соболезнование, поздравление и другие стандартные этикетные формулы, используемые в стандартных ситуациях. Однако мы часто являемся свидетелями необоснованного проникновения канцелярского штампа из официальной речи в разговорную. По определению К.И.Чуковского, такие включения в живую речь называются «канцеляритом». Они чужды обиходно-бытовой речи, делают ее сухой, примитивной и маловыразительной. В своей книге » Живой как жизнь» К.И.Чуковский высмеивает устную речь, в которой не к месту используются канцелярские слова. Например, он приводит фразы из разговора двух подруг: Я приобрела (вместо купила) для сына настольную игру. В одном доме со мной проживает (вместо живет) известный поэт. Моя подруга получила жилплощадь (вместо квартиру).

Подобные фразы можно услышать и сегодня, поскольку канцелярский штамп продолжает активно вторгаться в разговорную речь. Известно, например, что в деловой речи распространены словосочетания с глаголом «осуществить»: осуществить проезд, осуществить полет, осуществить реконструкцию, осуществить строительство. Tам они необходимы и закономерны. Но если сказать приятелю: «Наконец-то я осуществил ремонт в квартире», то это звучит неестественно и смешно.

Итак, в отличие от других стилей речи языковые штампы деловой письменной речи и особенно языка документа — явление объективно необходимое, поскольку употребление одних и тех же конструкций способствует ускорению и облегчению понимания текста, предостерегает от возможных ошибок в управленческой практике, удобно для машинной обработки. О необходимости языкового стандарта в языке документа профессор А.А.Реформатский писал так: «…в официальных документах не очень-то можно вольничать словом, а извольте писать согласно принятой форме». Именно поэтому владение деловым стилем — это в значительной степени знание языковых формул, штампов, клише и умение их употреблять. Языковой стандарт в документе проявляется во всем: в употреблении одних и тех же слов и словосочетаний, в однотипном построении предложений, в четкой и повторяющейся структуре текста.

В данной статье мы рассмотрим некоторые особенности языкового стандарта в служебном документе, проявляемого на уровне слов и словосочетаний, а также обратимся к трудностям и типичным ошибкам, которые возникают у составителей документов при выборе наиболее точного слова или термина.

Особенности словоупотребления в официально-деловом стиле

Напомним, что точность и однозначность текста — это одно из основных требований, предъявляемых к официальному документу. А точность письменной речи обусловлена, прежде всего, выбором слова и связана со значением слова. И действительно, самое большое количество ошибок в деловой письменной речи возникает из-за неправильного выбора и употребления слова. По меткому замечанию М.Горького, «Слово — одежда всех фактов, всех мыслей». Если не знать точного значения слова, не учитывать его многозначность, стилистическую окраску, сочетаемость в речи с другими словами, то нарушается смысл всей фразы, а значит, и текста. Смысловая точность речи — одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового текста.

Неправильно выбранное слово может исказить фразу или придать тексту нежелательный оттенок. Поэтому для языка документа, как и для языка науки, очень важна специальная терминология. Слово, превращаясь в термин, используется в документе только в одном из своих значений, что так необходимо для строгого и конкретного языка официально-деловой письменной речи. С.И.Ожегов определял термин как «слово или устойчивое словосочетание, являющееся названием определенного понятия, употребляемого в различных областях специальной деятельности».

Какие же слова и термины наиболее часто используются в управленческой документации?

Прежде всего, это специальные канцелярские слова, сложившиеся в сфере административного управления за многие столетия существования официально-делового стиля русского языка. Каждый составитель документа хорошо знает такие слова, как: надлежащий, нижеподписавшийся, вышеуказанный, препровождаться, заслушать, завизировать и т п. Мы многократно пользуемся этими и подобными им словами, не замечая порой, как одни из них устаревают и вытесняются с течением времени другими, более современными эквивалентами.

Вспомним, например, некоторые из архаичных слов и оборотов, которые уже нашли себе замену в современной деловой письменной речи.

Архаичные слова и обороты Современные эквиваленты
при сем направляем направляем
означенный (вышеозначенный) названный
вышепоименованный указанный (названный) выше
сего года этого года, текущего года
настоящим сообщаем сообщаем
незамедлительно немедленно
уведомлять сообщать
на предмет рассмотрения для рассмотрения
каковой который

Одни слова устаревают, другие порой возвращаются в речь из исторического прошлого. Не так давно вернулись в нашу жизнь и зазвучали по-новому такие забытые слова, как: дума, глава, управа, пристав, городовой, губернатор, присяжные, господа и др. Правда, эти слова соперничают сегодня с параллельными им иностранными словами: парламент, мэр, префектура, полиция, департамент, президент, премьер, муниципалитет и др. И только время покажет, какие из этих слов сохранятся в речи, а какие исчезнут.

Появляются также в деловой речи, как и в языке вообще, совсем новые слова — неологизмы. Обычно они строятся по старым моделям и образцам. Специалистам хорошо известно, что канцелярская речь очень любит отглагольные существительные (слова, образованные от глагола): исполнение, подписание, решение, постановление. И этих слов становится все больше и больше. В этой группе канцелярских терминов можно особо выделить слова, редко встречающиеся в других стилях речи, а именно: отглагольные существительные с префиксом НЕ (невыполнение, несоблюдение, непризнание и др.). Эта группа терминов чрезвычайно продуктивна, она постоянно пополняется словами, образованными по традиционной модели: НЕ + отглагольное существительное.

Однако не все слова из этой группы уместны в документе. Например, в деловой письменной речи встречается слово «неимение», которое легко может быть заменено на общепринятое слово «отсутствие».

Довольно часто любители канцелярских терминов придумывают слова, не имеющие законных прав на употребление в речи, поскольку в языке уже есть обозначения данных понятий. Так, вместо придуманного слова подвижка следует употреблять словосочетание — положительные изменения, вместо задумка лучше написать — замысел, вместо неудачно придуманного слова изжитие лучше употребить хорошо известное — исключение, вместо заявка — заявление, вместо дострой — завершение строительства, вместо проработка — критика.

Таким образом, возникновение в деловой речи новых слов и утрата старых — явление закономерное, так как новые понятия требуют своего языкового воплощения. Однако к неологизмам следует относиться с большой осторожностью. Неуместны те новые слова, которые можно заменить общелитературными словами или «узаконенными» терминами. Использование новых слов в тексте документа должно основываться на оценке того, является ли это слово единственным термином в данной области или оно называет понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в современном русском языке.

В различных областях знаний многие понятия имеют достаточно устойчивые словесные обозначения. Именно поэтому в официально-деловом языке существует большое количество терминов, пришедших в этот язык из определенной области знаний, той предметной области, которой посвящен документ. Имеются в виду, прежде всего, юридические, финансовые и дипломатические термины. Например, для заключения договора используется юридическая терминология: договор, лицензия, кодекс, правонарушение, попечительство, дееспособность, обжаловать и др., a для составления, например, финансового документа — терминология из этой предметной области: финансы, штраф, неустойка, кредит, бартер, дистрибьютер, крилинг, лизинг и др. Термины из других областей знаний удобны в употреблении, поскольку не предполагают различных толкований и способствуют точному выражению содержания служебного документа.

В языке документа имеется большая группа слов-терминов, которая обозначает людей по какому-либо признаку или действию. Это специальные названия людей, употребляющиеся только в официальной речи. Один и тот же человек в разных профессиональных и деловых ситуациях может быть назван: истцом и ответчиком; госслужащим и посетителем; заказчиком и исполнителем; доцентом и сотрудником; арендатором и владельцем, продавцом и потребителем.

Обращаем внимание на то, что все эти слова в языке документа традиционно употребляются только в мужском роде. А параллельные им слова женского рода: секретарша, преподавательница, заведующая, аспирантка, лаборантка имеют разговорную окраску и употребляются только в устной бытовой речи. Каждый должен помнить, что в анкете, в личном листке, в заявлении названия лиц по профессии, должности и ученому званию сохраняют форму мужского рода: секретарь, преподаватель, руководитель, заведующий, продавец, санитар, аспирант, лаборант и т.д. Поэтому мы пишем: наш начальник цеха Петрова; старший инженер Яковлева, согласуя в роде слова «наш» и «старший» со словами «начальник» и «инженер». Однако глагол и причастие в предложениях с этими словами употребляются в женском роде. Например: Секретарь Федорова оформила заявление. Доцент Хромова подала список публикаций. Выступившая на собрании заместитель декана по научной работе доцент Волкова отметила, что…

Нередко в деловых бумагах используются синонимичные термины -слова с одинаковым или близким значением. Слова-синонимы крайне редко бывают полностью тождественны. Как правило, они различаются оттенками значений, лексической сочетаемостью или стилистической окраской. Невнимание к особенностям терминов-синонимов может привести к смысловой ошибке в документе. При употреблении терминов-синонимов важно иметь в виду, какую сторону свойства понятия необходимо выделить в контексте. Даже такие термины-синонимы, как контракт, договор, соглашение, несколько различаются по смыслу и сфере употребления: в трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре или контракте; в гражданском законодательстве заключают договоры; внешнеторговая сделка обозначается словом контракт; научно-техническим бывает сотрудничество, а тарифным — соглашение.

Ошибки в употреблении слов-синонимов часто происходят от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений. Например, характерное для деловых текстов слово запрос в одном из значений синонимично слову требование. Можно написать: … были удовлетворены все запросы (требования) заказчиков. В то же время слово запрос не имеет присущего слову требование значения (норма, порядок, которым кто-то или что-то должно соответствовать): требования (а не запрос) к качеству продукции, требования к поступающим на работу. Но в сопроводительном письме принято писать: Высылаем ответ на Ваш запрос от… ., а не на Ваше требование….

Итак, мы рассмотрели основные группы слов-терминов, содержащихся в языке документа и те трудности, которые возникают при их употреблении. Трудности в употреблении терминов связаны еще и с тем, что терминосистема любой предметной области находится в постоянном изменении: меняется содержание уже существующих понятий, часть понятий устаревает, возникают новые. При решении вопроса, какой термин употребить (новый или старый) следует учитывать, как минимум, два фактора: во-первых, насколько это понятие закрепилось в письменной речи и, во-вторых, не возникает ли двоякого толкования термина из-за его многозначности. Для официального языка, и мы это уже подчеркивали, очень важно употреблять слово только в одном из его значений. Если же все-таки необходимо употребить новый термин, который может быть не понят адресатом, то этому термину необходимо в тексте дать развернутое толкование.

Кроме отдельных слов, в деловой речи стандартизированы и целостные словосочетания. Стандартные обороты речи приобретают устойчивый характер, то есть они включают в свой состав слова с ограниченной лексической сочетаемостью. Части устойчивых словосочетаний нельзя произвольно объединять с другими словами, так как это приведет к нарушению языковой нормы современного русского языка. Например, мы можем написать: допустить нарушение, ошибку, просчет, но нельзя написать: допустить дефект, брак, поломки, хищения. Или еще пример: можно удешевить товары и продукты, но нельзя удешевить себестоимость, себестоимость можно снизить; можно прописать в квартире, но нельзя прописать в документе.

Языковые формулы — это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Одной из функций языковой формулы в тексте является выражение типового содержания. Кроме того, языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой.

Языковые формулы также являются элементами, определяющими видовую принадлежность документа. Только по одному словосочетанию контроль за выполнением возлагается на… становится ясно, о каком виде документа говорится, — это, безусловно, какой-то из распорядительных документов: приказ или распоряжение.

Еще одна функция устойчивых стандартных словосочетаний, используемых в письменной деловой речи, связана с процессом восприятия фразы. Если одно и то же словосочетание повторяется многократно, то это позволяет адресату очень быстро воспринимать информацию, выбирая новое и наиболее существенное.

Какие основные виды устойчивых словосочетаний используются в деловой речи?

В языке документов часто употребляются устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля: единовременное пособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение, оправдательный приговор, юридическое лицо, неправосудные действия, вынужденные обстоятельства и др.

Иногда речевой ошибкой, связанной с незнанием значения отдельных слов, входящих в словосочетание, является неразличение слов-паронимов. Паронимами называют близкие по звучанию слова, отличающиеся значением.

Имея различное значение, в тексте эти слова сочетаются с разными словами: гарантийный талон, но гарантированный успех; исполнительный лист, но исполнительская дисциплина; выборный орган, но выборочный материал; методический совет, но методичный человек; жилой массив, но жилищный фонд; типичный случай, но типовой дом; демократический порядок, но демократичный руководитель; командированный специалист, но командировочное удостоверение. Для того, чтобы не допустить ошибки, необходимо точно знать все возможные значения данного слова, а затем установить и сочетаемость этого слова с другими словами.

К устойчивым словосочетаниям в языке документа также относятся глагольно-именные словосочетания: составить акт, разрешить спор, подать апелляцию, выдать справку, провести мероприятие, играть роль, иметь значение. Почему эти сочетания столь активны в деловой речи? Дело в том, что в официально-деловом языке, как и в научном стиле речи, наблюдается одна тенденция: происходит сужение возможностей глагола (десемантизация глагола) и расширение возможностей имени существительного. Этому языковому явлению есть определенное объяснение. По законам зрительного восприятия при чтении вторая часть смыслового целого всегда воспринимается как более значимая. Поэтому в словосочетаниях «существительное + глагол» существительное становится более весомым элементом, обращающим на себя внимание. Устойчивые глагольно-именные словосочетания называют еще «расщепленными» сказуемыми. Из этих «расщепленных» на две части сказуемых можно образовать параллельные им одиночные глагольные формы, которые используются чаще всего в разговорной речи.

Нетрудно определить, какое слово или словосочетание мы употребим в устной разговорной речи и какое — в письменной деловой: помочь или оказать помощь, реконструировать или произвести (осуществить) реконструкцию, расследовать или провести расследование, проконтролировать или обеспечить контроль, содействовать или оказать содействие, ошибиться или допустить ошибку.

Грамматические особенности официально-делового стиля

В подобных и других словосочетаниях при подготовке документа автору-составителю приходится сталкиваться с вопросом глагольного управления — выбором надлежащей формы слова и нужного предлога после глагола. Составители служебных документов нередко допускают неправильное употребление падежа и предлога после управляющих слов. Управляющее слово — это слово, которое диктует употребление определенной предложно-падежной формы следующего за ним слова. Неправильное использование падежа или предлога после управляющего слова чаще всего наблюдается в случае употребления близких по смыслу глаголов. Приведем некоторые примеры.

Отчитаться (в чем) Сделать отчет (о чем)
Различать (что и что) Отличать (что от чего)
Препятствовать (чему) Тормозить (что)
Заслужить (что) Заслуживать (чего)
Опираться (на что ) Базироваться (на чем)
Основываться (на чем) Обосновывать (чем)
Заплатить (за что) Оплатить (что)

Еще одной большой группой устойчивых словосочетаний, активно употребляющихся в письменной деловой речи, являются словосочетания с отыменными предлогами (предлогами, образованными от имени существительного). Эти предлоги чаще всего мотивируют какое-либо действие: в соответствии сретением (приказом, распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономии), в силу (обстоятельств), в отношении (лиц, граждан, исполнителей), по линии (профсоюза, комитета) и др. В разговорной речи эти предлоги имеют соответствующие варианты. Например, в деловой речи: «Суд прекращает дело за примирением участников спора», а в разговорной — «потому что они помирились». В деловой речи: «В целях подготовки юношей к военной службе», а в разговорной — «чтобы подготовить к армии». В деловой: «В силу природных условий», а в разговорной — «из-за дождя». В деловой речи: «По достижении 18-летнего возраста», а в разговорной — «когда исполнилось 18 лет». В деловой: «По окончании школы», а в разговорной речи — «после окончания школы».

При использовании предлогов допускаются различные ошибки. Употребляя для обозначения причинных отношений предлоги ввиду, вследствие, благодаря, нужно помнить, что они еще не потеряли полностью своего первоначального лексического значения, связанного со значением их корней. Поэтому нежелательно, например, такое выражение: ввиду прошедших событий, т. к. предлог «ввиду» обозначает причину события, которое предстоит. Нельзя написать вследствие предстоящих выборов, поскольку предлог «вследствие» обозначает причину события, которое совершилось. Или недопустимо, например, употреблять словосочетание благодаря болезни, так как едва ли можно за болезнь благодарить. В деловой документации для обозначения причины универсален предлог «по причине». Например, по причине болезни, по причине допущенного нарушения и т.д.

Следует обратить внимание на то, что в языке деловых бумаг грамматические ошибки нередко проявляются в неправильном написании слова. Это, так называемые, грамматико-орфографические ошибки. Остановимся на некоторых из них.

Как было сказано выше, конструкциям с предлогом «после» присущ разговорный характер, а конструкции «предлог «по» + существительное» при обозначении действия или события, после которого что-либо совершается, например: «по получении приглашения», характерны для книжного языка, в частности, для письменной деловой речи. Часто в этих конструкциях существительное используется в неправильной падежной форме. Дело в том, что в литературном языке предлог «по» употребляется в основном с существительными в форме дательного падежа: «скучать по сестре, гулять по площади, роспись по фарфору», реже — с существительными в форме винительного падежа: «сидеть по другую сторону стола». Однако в книжной речи предлог «по» употребляется с существительным в предложном падеже, что и проявляется на письме. Поэтому правильный вариант:
•по прибытиИ на совещание
•по предъявлениИ документа
•по истечениИ срока
•по приездЕ в город

Типичная ошибка в этом случае — «по прибытиЮ, по приездУ».

Как было сказано выше, в письменной деловой речи часто используются производные предлоги, образованные от других частей речи. Рассмотрим грамматико-орфографические ошибки, связанные с их употреблением.

Предлог «несмотря на», который всегда пишется слитно, следует отличать от деепричастия с частицей НЕ, которая пишется раздельно, например: «несмотря на обстоятельства» (предлог) и «не смотря на собравшихся, он сказал…» (деепричастие).

Предлоги «благодаря», «согласно», «вопреки» употребляются с существительными в форме дательного падежа: «благодаря принятОМУ решениЮ, действовать согласно приказУ, поступить вопреки распоряжениЮ». Типичная ошибка — «согласно приказА, вопреки распоряжениЯ».

Предлог «в преддверии», образованный от существительного в форме предложного падежа, оканчивается на И: «в преддвериИ юбилея». Предлоги «в отличие» и «во избежание» тоже пишутся раздельно, но с Е на конце, так как образованы от существительных в форме винительного падежа: «в отличиЕ от прошлого года», «во избежаниЕ срыва мероприятия».

Предлог «ввиду» употребляется с существительным в форме родительного падежа и пишется слитно. Словосочетания с этим предлогом имеют значение причины: «ввиду (из-за) плохих результатов». Однако следует обратить внимание на то, что выражение «иметь в виду» пишется в три слова: «следует иметь в виду, что…». Сходный по звучанию предлог «в виде» в значении «наподобие» пишется раздельно: «представить результаты в виде таблицы».

Предлог «вследствие» пишется слитно и с Е на конце, словосочетания с этим предлогом имеют значение причины: «вследствиЕ (из-за) серьезных недостатков». Этот предлог следует отличать от сочетания предлога «в» с существительным..

Предлоги «в течение», «в продолжение», «в заключение» пишутся раздельно и с Е на конце, конструкции с этими предлогами имеют значение времени: «в течениЕ отчетного периода», «в продолжениЕ заседания», «в заключениЕ следует отметить…». Следует отличать их от сочетаний существительных с предлогом «в», которые в зависимости от падежной формы существительного пишутся с разными окончаниями, например: «наблюдать что-либо в течениИ реки» (предложный падеж); «вглядываться в течениЕ реки» (винительный падеж); «написать в продолжениИ повести» (предложный падеж); «включить в продолжениЕ повести» (винительный падеж); «содержаться в заключениИ диссертации» (предложный падеж); «перенести статистические данные в заключениЕ диссертации» (винительный падеж).

Предлог «на протяжении», образованный от существительного в форме предложного падежа, пишется с И на конце: «на протяжении всей своей деятельности».

Следует также различать написание существительных «отсутствие» и» присутствие» с предлогом «в»: «в отсутствие» — когда кто-либо отсутствует (винительный падеж) и «в присутствии» — когда кто-либо присутствует (предложный падеж), например:

«В отсутствиЕ партнеров мы не можем решить этот вопрос».

«В присутствии руководства были обсуждены важные документы».

Однако в предложении «Он сообщил нам об отсутствиИ финансовой помощи» существительное «отсутствие» употребляется в предложном падеже и имеет окончание И.

Госслужащему необходимо обратить внимание на вышеперечисленные языковые трудности и не допускать подобных грамматико-орфографических ошибок при составлении служебных документов.

Этикетные формулы делового письма

При оформлении документа или написании делового письма существует громадное количество языковых формул этикетного характера. Составителю делового письма очень важно точно знать существующие виды обращений, типичные формулы выражения просьбы, отказа, извинения, претензии и т. д. Грамотное использование формул официально-делового письма определяет культуру деловой письменной речи.

Например, при обращении к адресату учитываются его служебное положение, служебное положение адресанта, сфера деятельности того и другого и некоторые другие аспекты.

Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является:

Уважаемый господин (фамилия)!
Уважаемая госпожа (фамилия)!
Уважаемые господа!

При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например:

Уважаемый господин председатель!
Уважаемый господин мэр!
Уважаемый господин министр!

В письмах-приглашениях, извещениях и других письмах допускается обращение по имени и отчеству:

Уважаемый Николай Петрович!
Уважаемая Анна Андреевна!

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение:

Уважаемые коллеги!

Следует обратить внимание на то, что в последнее время употребление восклицательного знака после обращения заменяется на запятую по аналогии с английскими официальными текстами. При этом текст самого письма, как и принято в русском делопроизводстве, начинается с абзаца, но не с традиционной прописной буквы, а как в английском, со строчной, например:

Уважаемый Сергей Александрович,
обращаемся к Вам с предложением…

Правила русского этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то и в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости:

С уважением (подпись).

Языковые клише пронизывают в деловой корреспонденции, как и в другой документации, весь текст. В официальных письмах с помощью определенных языковых формул выражаются самые разные аспекты содержания: извинение, благодарность, просьба, разрешение и т. д. Эти языковые формулы являются нормой современного русского этикета, и нет необходимости «изобретать» собственные этикетные фразы. В качестве примера приведем некоторые из этих формул:

Формулы, подтверждающие получение письма или документа.

Мы получили Ваше письмо от (дата)…

Ваше письмо от (дата) получено нами…

Сообщаем Вам, что мы (своевременно) получили (такой-то документ) от (дата)…

Формулы благодарности.

Благодарим Вас за…

Мы Вам очень благодарны за…

Заранее благодарим за…

Мы были бы Вам очень признательны, если бы Вы…

Формулы, объясняющие мотивы поведения.

В связи с… (тяжелым положением, проведением совместных работ и др.)…

В соответствии с (таким-то письмом, документом, протоколом и др.)…

В порядке оказания (помощи, поддержки и др.)…

В целях (усиления контроля, расширения возможностей и др.)…

В ответ на (Вашу просьбу, Ваш запрос и др.)…

В подтверждение (нашей договоренности, нашего телефонного разговора и др.)…

На основании (подписанного соглашения, принятого обязательства и др.)…

Формулы, выражающие просьбу.

Просим (проверить, выслать, принять меры и др.)…

Убедительно просим (дать ответ,.., не задерживать решение… и др.)…

Прошу (обеспечить, проконтролировать, сообщить и др.)…

Формулы, употребляемые при отправке документов.

Направляем

Высылаем (договор, документацию, проект Устава и др.)…

Посылаем

Формулы, выражающие подтверждение.

Подтверждаем получение…

С благодарностью подтверждаем получение…

Министерство… подтверждает (необходимость создания…, необходимость сотрудничества…, необходимость развития…и др.)…

Формулы, выражающие напоминание.

Напоминаем, что (в соответствии с договоренностью, по совместному плану и др.)…

Напоминаем Вам, что (срок представления проекта, задолженность по оплате и др.)…

Формулы, выражающие извещение.

Сообщаем, что (…к сожалению, не можем выслать и др.)…

Ставим Вас в известность, что (Ваши рекомендации утверждены, Ваше предложение принято и др.)…

Формулы, выражающие предложение.

Предлагаем Вам (приобрести, рассмотреть, утвердить и др.)…

Мы можем, предложить Вам…

Мы можем рекомендовать Вам…

Формулы, выражающие приглашение.

Приглашаем Вас (представителя Вашего ведомства) принять участие в… (посетить…)…

Просим принять участие в (обсуждении проекта, рассмотрении вопроса о… и др.)…

Формулы, выражающие отказ или отклонение предложения.

Ваше предложение отклонено по следующим причинам:…

Присланный Вами проект не может быть утвержден по следующим причинам:…

При написании делового письма, естественно, используются и другие языковые формулы, применяемые в деловых ситуациях. Но всегда следует помнить, что в этих фразах не должно быть излишней вычурности, так называемой ложной вежливости. Например: Не откажите в любезности… Если Вас не затруднит… и др. Также недопустимо использовать в тексте делового письма слишком резкие, требовательные и категоричные фразы. Например: Категорически требуем… Рассмотрите и утвердите наш проект. Общий тон письма или документа должен быть спокойным и вежливым, без излишних эмоций.

Подводя итог сказанному, хочется еще раз заметить, что культура письменной речи государственного служащего заключается как в знании лексических, грамматических и орфографических норм современного русского языка и правил этикета служебного документа, так и в умении выбрать и грамотно использовать специальные слова и словосочетания, характерные для официально-деловой письменной речи.

Известный французский языковед Шарль Балли писал: «Язык официальный резко отличается от общеупотребительной речи и обладает ярко выраженной социальной окраской…»

Государственный служащий, совершенствуя культуру своей письменной речи, должен в полной мере владеть языковыми средствами официально — делового стиля, который обслуживает чрезвычайно важную сферу взаимоотношений государственной власти и населения, организаций и учреждений, личности и общества.

Written by admin

Апрель 8th, 2017 | 3:28 пп